Pred založením komunity zvážte svoj cieľ – chcete koordinovať projekty v teréne, poskytovať sociálnu podporu priamo ľuďom v núdzi, zvýšiť povedomie o nejakom probléme alebo niečo iné? Váš cieľ vám pomôže rozhodnúť, ktorých členov zahrnúť do komunity a v akých skupinách budú pôsobiť. Môžete vytvoriť alebo pridať skupiny pre:

• dobrovoľníkov podľa geografickej oblasti;
• dobrovoľníkov podľa zručností;
• dobrovoľníkov podľa projektu alebo podujatia;
• vedúcich projektov alebo koordinátorov dobrovoľníkov;
• nových dobrovoľníkov pre orientáciu;
• dobrovoľníkov, ktorí zbierajú a zdieľajú osvedčené postupy;
• dobrovoľníkov, ktorí boli poverení zhromažďovaním a zdieľaním príbehov o vplyve programu;
• príjemcov podľa potrieb alebo zraniteľnosti;
• príjemcov podľa geografickej oblasti;
• darcov podľa projektu alebo oblasti záujmu.

Jasný účel komunity pomôže tímu správcov a členom pochopiť, prečo ste niektoré skupiny pridali, zatiaľ čo iné nie. Ak je napríklad súčasťou vášho zámeru poskytovať potraviny rodinám s nízkym príjmom, môžete sa rozhodnúť vytvoriť alebo pridať skupiny, ktoré sa zaoberajú prípravou a rozvozom potravín, a dokonca aj skupinu dobrovoľníkov, ktorí sa venujú mentorovaniu novopríchodzích. Na druhej strane, skupinu dobrovoľníkov, ktorých spája spoločný spoločenský záujem, by ste nepozvali.

Povesť vašej komunity a účasť jej členov ovplyvňujú váš nábor a interakciu s dobrovoľníkmi a darcami. Rovnako dôležitá je aj skúsenosť, ktorú poskytujete príjemcom ako súčasť vašej komunity. Ak chcete vytvoriť zdravé a pozitívne prostredie, je veľmi dôležité, aby ste pre vašu komunitu WhatsApp zahrnuli kódex správania. Kódex správania je súbor pravidiel, zásad a hodnôt, ktorými sa vaša komunita riadi pri rozlišovaní, či je dané správanie a obsah v komunite povolené alebo zakázané.

Pri správe dobrovoľníckych skupín je potrebné venovať zvýšenú pozornosť niektorým rizikám. Je dôležité vypracovať jasné usmernenie pre správcov komunít a skupín o nasledujúcich témach:

• Preverovanie nových dobrovoľníkov, darcov a príjemcov. Osvedčeným postupom je preveriť všetky kontakty pred ich pridaním do skupiny v rámci vašej komunity. Pridanie niekoho, kto má nesprávne očakávania, prístup alebo úmysly, môže byť pre ostatných členov skupiny škodlivé. Mohli by ste zvážiť nastavenie určitých kritérií alebo otázok pre správcov skupín, ktoré by mali položiť potenciálnym členom pred ich pridaním do skupiny. Pred zaradením nových dobrovoľníkov do dobrovoľníckych skupín je dobré vytvoriť orientačnú skupinu, ktorá ich zaškolí a bude s nimi komunikovať.
• Pridanie skupín darcov a príjemcov. Kontaktné číslo člena je viditeľné pre všetkých správcov komunity a pre všetkých členov skupín, do ktorých patrí. Pred vstupom do akejkoľvek skupiny vo vašej komunite sa uistite, že členovia skupín darcov a príjemcov sú si toho vedomí a že s tým súhlasia. Najmä darcovia nemusia chcieť zdieľať svoje kontaktné údaje s ostatnými. Komunity, ktoré sú príjemcami pomoci, napríklad mládež alebo rodiny s nízkymi príjmami, sú pravdepodobne z rôznych dôvodov zraniteľnejšie a nemusia si želať, aby ostatní vedeli, že potrebujú pomoc alebo že ju dostávajú.
• Zdieľanie súkromných a citlivých informácií. V ideálnom prípade pravidlá vašej komunity alebo kódex správania odrádzajú členov od zdieľania osobných údajov, ako je fyzická adresa alebo e-mail. Taktiež je vhodné vyžadovať, aby sa noví členovia oboznámili so zásadami ochrany osobných údajov vašej komunity predtým, ako sa k nej pripoja. Ak sa však na účely koordinácie dobrovoľníkov vyžaduje zdieľanie osobných kontaktných údajov, nezabudnite členom pripomenúť, aby svoje údaje zdieľali len prostredníctvom priamych správ správcom skupiny, a nie v rámci skupiny. Ak sa v rámci podpornej skupiny zdieľajú citlivé osobné údaje alebo skúsenosti, odporučte členom, aby používali miznúce správy.

Riadenie dobrovoľníkov a vhodná komunikácia s príjemcami si vyžadujú zručnosti. Pri nábore správcov komunít a skupín hľadajte ľudí, ktorí:

• sú zanietení pre danú vec;
• sú oddaní hodnotám vašej komunity a kódexu správania;
• majú čas a kapacitu na koordináciu a správu skupín;
• majú správne skúsenosti a zručnosti na podporu dobrovoľníkov alebo príjemcov v ich skupinách;
• majú čas pravidelne komunikovať a stretávať sa s vami a ostatnými správcami, aby sa podelili o poznatky, osvedčené postupy, fotky, príbehy a údaje;
• sú sebavedomí a pripravení komunikovať, keď potrebujú prestávku.

V dobrovoľníckych komunitách členovia dobrovoľne venujú svoj čas nad rámec svojich ostatných životných povinností. Každý člen bude mať časom rôznu kapacitu, preto je obzvlášť dôležité najať dostatočný počet správcov skupín, aby si rozdelili pracovné zaťaženie, zabránili vyhoreniu a zabezpečili udržateľnosť vašej komunity. Je vhodné vymenovať aspoň dvoch správcov komunity a dvoch správcov skupiny pre každú skupinu a vytvoriť skupinu len pre správcov, ktorá bude slúžiť na komunikáciu, koordináciu a podporu tímu správcov pri plnení ich úloh. Môžete zvážiť nastavenie prevádzkových hodín pre správcov, aby mohli odpovedať na otázky, a zabezpečiť, aby správcovia mohli pokryť rôzne zmeny.

Ak chcete udržať zapojenie komunity, je dôležité zabezpečiť, aby informácie poskytované v skupine oznámení boli hodnotné a relevantné pre všetkých. To by mohlo zahŕňať oznámenia o:

• uznaní a ocenení dobrovoľníkov a darcov,
• nedávnych úspechoch projektu,
• príchode nových darcov,
• začínajúcich nových projektoch,
• žiadostiach o dobrovoľníkov pre nové projekty alebo úlohy,
• pripájaní sa k novým skupinám,
• privítaní nových dobrovoľníkov,
• väčších možnostiach zapojenia komunity.

Osvedčeným postupom je zvážiť účel rôznych skupín v rámci komunity. V závislosti od ich cieľov môžete v spolupráci so správcami skupín usmerňovať formát, frekvenciu a obsah ich komunikácie. Môže byť užitočné:

• zasielať harmonogramy stretnutí dobrovoľníckych skupín alebo práce na projektoch;
• zdieľať osvedčené postupy alebo skúsenosti, ktoré pomôžu dobrovoľníkom alebo príjemcom;
• zdieľať úspešné príbehy alebo konkrétne a naliehavé požiadavky so skupinami darcov.

Uznanie a osobný kontakt sú kľúčom k tomu, aby sa dobrovoľníci naďalej zapájali. Oceňujte členov dobrovoľníckych skupín tým, že budete odpovedať na správy v skupinách, spomínať prínos jednotlivcov (pomocou zmienky @) a oslavovať úspechy a najdôležitejšie udalosti zdieľaním príbehov a fotiek.