Önkéntes vagy támogatócsoportok

Mielőtt létrehoznád a közösségedet, gondolkozz el, mi a cél – projektek helyszíni koordinálása, szociális támogatás nyújtása közvetlenül a rászorulóknak, felhívni a figyelmet egy problémára, vagy valami más? A cél segít eldönteni, hogy mely tagokat vedd fel a közösségbe, és a tagok milyen csoportba kerüljenek. Létrehozhatsz vagy hozzáadhatsz csoportokat például a következők alapján:

• önkéntesek terület szerint;
• önkéntesek készségek szerint;
• különböző projekteken vagy eseményeken dolgozó önkéntesek;
• projektvezetők vagy önkéntes koordinátorok;
• új önkéntesek orientációja;
• bevált gyakorlat gyűjtése és megosztása az önkéntesek között;
• a program hatásáról szóló történetek gyűjtésével és megosztásával megbízott önkéntesek;
• megsegítettek szükséglet vagy kiszolgáltatottság alapján;
• megsegítettek terület alapján;
• adományozók projekt vagy érdeklődési kör szerint.

Az egyértelmű közösségi cél segít az admincsapatnak és a tagoknak megérteni, hogy miért adtak hozzá egy csoportot, míg egy másikat nem. Például, ha a célodnak része az alacsony jövedelmű családok élelmezése, dönthetsz úgy, hogy ételkészítéssel és ételszállítással foglalkozó csoportokat hozol létre vagy adsz hozzá, és akár az önkéntesek egy olyan csoportját is bevonhatod, amely az újonnan érkezők mentorálásával foglalkozik. Ugyanakkor például az egy hasonló érdeklődésű önkéntesekből álló csoportot nem hívsz meg.

A közösséged hírneve és a részt vevő tagok hatással vannak a toborzásra, valamint az önkéntesekkel és adományozókkal való interakciódra. Ugyanilyen fontos a megsegítettek számára a közösség részeként nyújtott élmény. Az egészséges és pozitív környezet megteremtéséhez elengedhetetlen, hogy a WhatsApp-közösségednek legyen etikai kódexe. Az etikai kódex olyan szabályok, elvek és értékek gyűjteménye, amelyek útmutatásként szolgálnak a közösség tagjai számára azzal kapcsolatban, hogy milyen magatartás és tartalom megengedett a közösségben, illetve milyen nem.

Az önkéntes csoportok kezelése során bizonyos kockázatokra fokozottan oda kell figyelni. Fontos, hogy világos útmutatásokat állíts össze mind a közösségi, mind a csoportadminok számára az alábbiakkal kapcsolatban:

• Az új önkéntesek, adományozók és megsegítettek átvilágítása. Célszerű minden kontaktot ellenőrizni, mielőtt hozzáadnád őket a közösséged csoportjaihoz. Káros lehet a csoport többi tagjára nézve, ha olyan embert veszel fel, akinek nem megfelelőek az elvárásai vagy a hozzáállása, vagy rosszak a szándékai. Érdemes lehet néhány kritériumot vagy kérdést megadni a csoportadminoknak, amelyeket feltehetnek a potenciális tagoknak, mielőtt bármely csoporthoz hozzáadnák őket. Célszerű egy orientációs csoportot létrehozni az új önkéntesek számára, ahol megkapják a megfelelő képzést, és kapcsolatba lehet lépni velük, mielőtt hozzáadnátok őket az önkéntes csoportokhoz.
• Adományozók és megsegítettek csoportjainak hozzáadása. A tagok kapcsolattartási számát láthatja az összes közösségi admin és azon csoportok összes tagja, amelyekbe felveszed őket. Mielőtt a közösséged bármely csoportjához csatlakoznának, győződj meg arról, hogy az adományozók és a megsegítettek csoportjainak tagjai tisztában vannak ezzel, és hozzájárulnak a számuk megosztásához. Különösen az adományozók esetén van rá esély, hogy nem szeretnék másokkal megosztani a elérhetőségüket. A megsegítettek közösségei – például a fiatalok vagy az alacsony jövedelmű családok – különböző okok miatt valószínűleg fokozottabban kiszolgáltatottak, és talán nem szeretnék, hogy mások megtudják, hogy támogatásra szorulnak, vagy már kaptak is segítséget.
• Személyes és kényes információk megosztása. Ideális esetben a közösségi szabályok vagy az etikai kódex megakadályozza a tagokat a személyes adatok – például a lakcím vagy az e-mail-cím – megosztásában. Az is jó ötlet, ha az új tagok számára a csatlakozás feltételeként szabod a közösség adatvédelmi szabályzatának elfogadását. Ha az önkéntesek koordinálásához meg kell osztani a személyes kapcsolatfelvételi adatokat, mindenképp emlékeztesd a tagokat, hogy az adataikat csak közvetlen üzenetben osszák meg a csoport adminjaival, ne pedig a csoportban tegyék közzé. Ha bizalmas személyes adatokat vagy tapasztalatokat osztanak meg egy támogatói csoport részeként, javasold a tagoknak, hogy használjanak eltűnő üzeneteket.

Az önkéntesek kezelése és a megsegítettekkel való megfelelő kommunikáció bizonyos készségeket igényel. Amikor közösségi és csoportadminokat toborzol, olyan embereket keress, akik:

• szenvedéllyel dolgoznak az ügyön;
• elkötelezettek közösséged értékei és etikai kódexe iránt;
• elegendő idővel és kapacitással rendelkeznek a csoportok koordinálására és kezelésére;
• megfelelő tapasztalattal és képességekkel rendelkeznek ahhoz, hogy támogatni tudják az önkénteseket vagy a megsegítetteket a csoportjaikban;
• tudnak időt szánni a rendszeres kommunikációra és találkozókra veled és a többi adminnal, hogy megoszthassátok a tanulságokat, bevált gyakorlatokat, fotókat, történeteket és adatpontokat;
• tisztában vannak magukkal, és tudatják veled, ha egy kis szünetre van szükségük.

Az önkéntes közösségekben a tagok a szabadidejüket áldozzák az ügyre életük egyéb tevékenységei mellett. Minden taggal előfordulhat, hogy idővel változik a kapacitása, ezért különösen fontos elég csoportadmint felvenni a munka elosztása, a kiégés elkerülése, valamint a közösség fenntartható fejlődésének biztosítása érdekében. Célszerű minden csoporthoz legalább két közösségi és két csoportadmint kijelölni, valamint létrehozni egy Csak admin csoportot, amelyben kommunikálhattok, koordinálhatjátok a munkát, és támogathatod az adminisztrátorok csapatát a feladataik ellátásában. Érdemes lehet megszabni az adminok munkaidejét, amikor válaszolnak a kérdésekre, és gondoskodni kell arról is, hogy minden „műszakra” jusson admin.

A közösség elkötelezettségének megőrzése érdekében fontos, hogy a bejelentési csoportban közölt információk fontosak és mindenki számára relevánsak legyenek. Ilyen bejelentések lehetnek például a következőkkel kapcsolatosak:

• az önkéntesek és az adományozók elismerése és köszönetnyilvánítások;
• a projekt legújabb eredményei;
• az új adományozók üdvözlése;
• új projektek indulása;
• önkéntesek keresése az új projektekhez vagy szerepkörökhöz;
• új csoportok csatlakozása;
• új önkéntesek köszöntése;
• nagyobb közösségi szerepvállalási lehetőségek.

Érdemes figyelembe venni a közösségen belüli különböző csoportok célját. Céljaiktól függően a csoportadminokkal együttműködve irányíthatod a csoportokban zajló kommunikáció formátumát, gyakoriságát és tartalmát. Hasznos lehet:

• kiküldeni az önkéntescsoport-találkozók vagy projektmunkák menetrendjét;
• megosztani a bevált gyakorlatot és tapasztalatokat, amelyek segítenek az önkénteseknek vagy a megsegítetteknek;
• megosztani a sikertörténeteket vagy a konkrét, sürgős kéréseket az adományozói csoportokkal.

Az elismerés és a személyes kapcsolat kulcsfontosságú az önkéntesek elköteleződésének fenntartásában. Értékeld az önkéntes csoport tagjainak munkáját azzal, hogy válaszolsz az üzeneteikre a csoportokban, megemlíted őket @személyesen, amiért hozzájárulásukkal segítették a munkát, továbbá megünnepled az eredményeket és a kiemelkedő eseményeket történetek és fotók megosztásával.