Najważniejsze kwestie, które warto wziąć pod uwagę, gdy zakładasz nową społeczność lub dodajesz swoją grupę do Społeczności WhatsApp.
Zachęcaj innych administratorów i członków społeczności do jej wspólnego tworzenia i kreowania przyjaznej atmosfery, która pozwala się wszystkim rozwijać.
Zobacz, jak osoby z różnych środowisk wykorzystują WhatsApp, aby rozwijać swoje społeczności.
Rozwijanie i szkolenie zespołu administratorów usprawnia zarządzanie społecznością i reagowanie na problemy. Dowiedz się, jak zrekrutować sprawny zespół administratorów, delegować role, wzmacniać i wspierać się wzajemnie oraz zarządzać potencjalnymi konfliktami.
„Nasza społeczność jest duża i obejmuje podgrupy zajmujące się różnymi sprawami. Dlatego niezwykle ważne jest, aby administratorzy byli przeszkoleni w zakresie profesjonalnego i sprawnego zarządzania grupami, dzięki czemu grupy mogą łatwo się rozwijać.”
– Arun, Pinkishe Foundation
Administratorzy mogą odnosić wrażenie, że nieustannie są w pracy. Obsługa pytań, próśb i konfliktów może kosztować wiele wysiłku. Istnieją działania, które można podjąć zespołowo, aby uniknąć wypalenia i poradzić sobie z wyzwaniami pojawiającymi się wraz z rozwojem społeczności. Pracuj ze swoim zespołem, aby opracować jasne wytyczne i procesy oraz podzielić obowiązki i zadania z uwzględnieniem mocnych stron i ograniczeń poszczególnych osób.
Gdy szukasz kandydatów i kandydatek do zespołu administratorów, zwróć szczególną uwagę na najbardziej aktywnych członków społeczności albo takie osoby, które tak jak Ty uwielbiają Waszą społeczność i szanują jej wartości. Możesz także zamieścić ogłoszenie, aby znaleźć chętne osoby lub poprosić członków społeczności o nominacje. Oceń osoby nominowane i te, które się zgłosiły – zastanów się, jak mogą ułatwić realizację Twojej misji, sprawdź ich aktywność w grupach oraz historię ich interakcji z innymi członkami.
Warto też zastanowić się, czy jest coś, co potencjalni administratorzy potrafią robić, a Ty – nie. Dobór osób o uzupełniających się umiejętnościach i specjalizacjach pozwoli na lepszą współpracę i poprawi efektywność zespołu. Warto rozważyć zaangażowanie administratorów, którzy odzwierciedlają różnorodność danej społeczności. Możliwość reprezentowania różnych perspektyw członków może być pomocna w ustalaniu strategii i zarządzaniu wyzwaniami dotyczącymi treści lub członków.
Warto uzgodnić z zespołem administracyjnym kryteria dodawania nowych administratorów. Dobrze, gdyby pasowali do Ciebie i obecnych administratorów. Dzięki większej liczbie administratorów łatwiej podzielić obowiązki. Pamiętaj jednak, że im więcej osób, tym więcej komplikacji. Upewnij się, że nowi administratorzy są osobami, z którymi reszta zespołu chce pracować.
Administratorzy społeczności mogą usuwać innych administratorów. Możesz także usunąć siebie, chyba że jesteś twórcą danej społeczności. Jeśli któryś z administratorów chce odejść, poinformuj o tym zespół i poszukaj odpowiedniej osoby na jego miejsce.
Możesz też spotkać się z sytuacją, w której członek społeczności odrzuci propozycję zostania administratorem lub administrator zrezygnuje z powierzonej mu roli. W takim przypadku należy uszanować decyzję danej osoby i porozmawiać z nią, aby spróbować zrozumieć jej wątpliwości i poznać motywację.
W miarę dodawania nowych członków do zespołów administratorów i społeczności i grup ważne jest wspieranie ich przez zapewnienie dostępu do szkoleń, narzędzi i zasobów. Poleć im materiały znajdujące się w sekcji szkoleń dla Społeczności!
Rozważ stworzenie grupy przeznaczonej wyłącznie dla administratorów, aby umożliwić członkom zespołu kontaktowanie się ze sobą nawzajem, udzielanie rad i przekazywanie informacji. Przydziel istniejącego administratora jako mentora lub towarzysza nowej osoby, aby miała ona do kogo się zwrócić o pomoc i odpowiedzi na potencjalne pytania. Dobrym pomysłem jest regularne organizowanie aktywności dla administratorów, aby umożliwić im relaks i wzmacnianie relacji.
Upewnij się, że Twój zespół wie, jak bardzo go cenisz – gratuluj administratorom i dziękuj za ich pracę.
Uważaj, aby nie przeoczyć oznak wypalenia. Zachęć członków zespołu, aby nie wahali się prosić innych administratorów o pomoc. W razie potrzeby zrób sobie przerwę.
W miarę rozwoju społeczności należy zrównoważyć obciążenie pracą poszczególnych administratorów i odpowiednio podzielić zadania. Zdecydowanie dobrą praktyką jest zaplanowanie regularnych rozmów grupy administratorów w celu wymiany informacji, omawiania problemów i uzgadniania zadań.
Zrozumienie różnych mocnych stron i umiejętności członków zespołu pomoże Ci przypisać im role i uzgodnić zakres obowiązków każdego z nich. Na przykład jeden z administratorów może doskonale radzić sobie z rozwiązywaniem konfliktów – takiej osobie warto powierzyć obsługę delikatnych sytuacji.
Nie zapomnij ustalić godzin pracy każdego administratora, pamiętając jednocześnie o tym, że członkowie społeczności mogą potrzebować regularnego wsparcia. Warto również ustalić, jak szybkiej odpowiedzi na pytania członków oczekujesz od administratorów.
Współpraca w ramach zespołu może prowadzić do konfliktów. Jeśli odczuwasz frustrację lub poirytowanie, daj sobie trochę czasu. Jeśli zauważysz, że członek zespołu staje się zestresowany lub pobudzony, porozmawiaj z nim w delikatny sposób i zasugeruj, aby zrobił sobie przerwę.
Zanim spróbujesz pomóc, wysłuchaj uważnie tej osoby i zadaj jej dużo pytań, aby lepiej zrozumieć przyczynę frustracji. Zastanów się, czy inne role nie będą odpowiedniejsze dla tej osoby.
Przed usunięciem administratora przeprowadź z nim rozmowę i daj mu znać, jak jego działania wpływają na pozostałych administratorów i/lub społeczność. Przekażesz informację zwrotną, dzięki czemu administrator będzie mógł popracować nad swoim zachowaniem.
Jeśli mimo to dalsza współpraca nie jest możliwa, usuń administratora z zespołu, ale pozwól mu pozostać członkiem społeczności. Możesz ogłosić w społeczności, że ta osoba zmienia rolę, życzyć jej powodzenia i zamknąć temat.
Zobacz, jak różne społeczności komunikują się, udostępniają informacje i realizują wspólny cel z wykorzystaniem Społeczności WhatsApp. Pamiętaj, aby uczcić każde osiągnięcie administratorów.
