203: Rollen beheren en toewijzen voor community's met meerdere beheerders

De beste manier om je team van beheerders te werven, is door te kijken naar je meest actieve leden of mensen die je kent en die jouw passie voor de community en de bijbehorende waarden delen. Je kunt ook een aankondigingsbericht maken om vrijwilligers te zoeken of om mensen te vragen kandidaten aan te dragen. Beoordeel de vrijwilligers en kandidaten om te kijken hoe ze kunnen helpen in je missie, wat hun activiteit in groepen is en hoe ze met andere leden omgaan.

Denk ook na over dingen die sommige beheerders misschien wel kunnen en jij niet. Een team met aanvullende vaardigheden en specialiteiten zorgen voor beter teamwork en betere prestaties als team. Overweeg ook beheerders op te nemen die de diverse samenstelling van je community weerspiegelen. Hun vermogen om de verschillende perspectieven van je leden te vertegenwoordigen, kan nuttig zijn bij het bepalen van de strategie en het omgaan met uitdagingen op het gebied van inhoud of leden.

Het is een goed idee om de criteria voor het toevoegen van nieuwe beheerders met je beheerdersteam af te spreken. Zorg er daarbij voor dat nieuwe beheerders goed aansluiten op jou en de bestaande beheerders. Meer beheerders betekent een betere spreiding van de werklast, maar mogelijk ook meer complexiteit. Zorg ervoor dat nieuwe beheerders mensen zijn bij wie jij je op je gemak voelt.

Communitybeheerders kunnen andere beheerders verwijderen. Je kunt ook jezelf verwijderen, tenzij je de maker van de community bent. Als een beheerder de community wil verlaten, informeer je je team en ga je op zoek naar een geschikte vervanger.

Je kunt te maken krijgen met situaties waarin een communitylid geen beheerder wil worden of dat een beheerder afstand doet van deze rol. Als dat gebeurt, is het belangrijk dat je de keuze van diegene respecteert. Neem wel even contact met diegene op om inzicht te krijgen in de reden(en) en/of bezorgdheden.

Wanneer je nieuwe leden toevoegt aan je community- en beheerdersteams, is het belangrijk om ze te ondersteunen via trainingen, tools en informatiebronnen. Vergeet ook niet om ze naar het Informatiecentrum voor community's te verwijzen.

Overweeg een groep met alleen beheerders te starten zodat het team contact kan houden, advies kan vragen en feedback kan geven. Wijs een bestaande beheerder toe als mentor of buddy aan het nieuwe teamlid, zodat diegene altijd iemand heeft om naartoe te gaan voor hulp en antwoorden op vragen die diegene mogelijk heeft. Het is een goed idee om regelmatig sociale activiteiten te organiseren voor beheerders om te ontspannen en hun connecties te versterken.

Zorg ervoor dat je team weet hoeveel je hen waardeert door ze te feliciteren en te bedanken voor hun service.

Houd ook een oogje in het zeil en let op tekenen van burn-out. Moedig je team aan om contact op te nemen met andere beheerders voor support. Neem een pauze als het nodig is.

Naarmate je community groeit, is het belangrijk om de werklast van je beheerders te verdelen en in balans te brengen. Het is zeker een goede gewoonte om regelmatig groepsgesprekken met je beheerders te plannen om informatie te delen, problemen te bespreken en taken af te stemmen.

Inzicht in de verschillende sterke punten en vaardigheden die je in je team hebt, zal je helpen om rollen toe te wijzen en overeenstemming te bereiken over de verantwoordelijkheden van elke beheerder. Zo is de ene beheerder misschien heel goed in het omgaan met conflicten. Je kunt diegene dan inzetten om gevoelige situaties te bemiddelen.

Vergeet niet om tot overeenstemming te komen over de werktijden voor elk teamlid, terwijl je in gedachten houdt dat je communityleden misschien 24/7 support nodig hebben. Het is een goed idee om te bespreken hoe snel je van beheerders verwacht dat ze reageren op berichten of vragen van leden.

Wanneer je als team samenwerkt, is het altijd mogelijk dat er conflicten ontstaan. Als je je gefrustreerd of prikkelbaar voelt, neem dan even pauze. Als je merkt dat een teamlid gestrest of geïrriteerd is, communiceer dan met mededogen en stel voor dat ze een tijdje pauze nemen.

Luister goed en stel voldoende vragen om meer inzicht te krijgen in wat frustraties opwekt voordat je een oplossing gaat bedenken. Je kunt bijvoorbeeld overwegen een andere rol aan diegene toe te wijzen die misschien beter bij die persoon past.

Ga voordat je een beheerder verwijdert met diegene in gesprek om diegene te laten weten hoe deze acties invloed hebben op de andere beheerders en/of de community. Dit is een kans voor jou om feedback te geven en voor diegene om het gedrag te veranderen.

Als de samenwerking nog steeds niet goed verloopt, verwijder je diegene uit het beheerdersteam, maar laat je diegene wel als lid in de community blijven. Overweeg een aankondiging te doen over de verandering in rollen, om diegene het beste te wensen en verder te gaan.