203: Mengelola dan Menetapkan Peran untuk Komunitas dengan Banyak Admin

Cara terbaik untuk merekrut tim admin adalah dengan mempertimbangkan anggota yang paling aktif di komunitas atau anggota yang memiliki semangat yang sama dengan Anda untuk memajukan komunitas dan mempertahankan nilai-nilainya. Anda juga dapat memposting pengumuman untuk mencari relawan atau meminta anggota untuk menyarankan calon yang dianggap tepat. Evaluasi relawan dan calon admin dengan membandingkan pengetahuan Anda mengenai mereka dengan misi Anda, mempertimbangkan aktivitas mereka dalam grup, dan riwayat mereka selama berinteraksi dengan anggota lainnya.

Saat memilih tim admin, pikirkan mengenai kelebihan yang mereka miliki sehingga mereka dapat membantu Anda untuk melaksanakan tugas-tugas yang tidak dapat Anda lakukan sendiri. Memiliki tim dengan keterampilan dan spesialisasi yang berbeda serta saling melengkapi akan mendukung Anda untuk memperkuat kerja sama dan kinerja tim. Pada saat yang sama, pertimbangkan untuk memilih tim admin yang menggambarkan keberagaman yang membentuk komunitas Anda. Kemampuan mereka untuk mewakili berbagai perspektif yang dimiliki anggota komunitas dapat membantu Anda dalam mengatur strategi dan mengelola tantangan apa pun yang berkaitan dengan konten atau anggota.

Semua admin komunitas memiliki kemampuan untuk menambahkan admin baru, hingga 20 admin per komunitas. Untuk menambahkan admin baru, Anda dapat berdiskusi dengan tim admin guna menetapkan kriteria yang disepakati bersama. Selain itu, buatlah kesepakatan bahwa sebelum menambahkan admin baru ke komunitas, semua admin harus memberi tahu dan berkoordinasi dengan Anda dan/atau admin yang ada. Dengan jumlah admin yang lebih banyak, beban kerja akan terasa lebih ringan karena adanya pembagian tugas. Namun, lebih banyak orang juga berarti pengelolaannya akan lebih rumit. Pastikan siapa pun yang akan menjadi admin baru merupakan orang yang nyaman untuk diajak bekerja sama dengan Anda dan tim admin.

Admin komunitas dapat mengeluarkan admin lain dari komunitas. Anda juga dapat mengeluarkan diri Anda sendiri, kecuali jika Anda merupakan orang yang membuat komunitas tersebut. Jika seorang admin komunitas tidak lagi ingin menjadi admin, beri tahu tim Anda dan cari pengganti yang sesuai untuk peran tersebut.

Saat Anda menambahkan anggota baru ke dalam tim admin komunitas dan grup, dukung mereka dengan memberikan akses ke edukasi, pengenalan fitur, dan sumber daya. Jangan lupa mengarahkan admin baru untuk mengakses Pusat Pembelajaran Komunitas ini!

Pertimbangkan untuk membentuk grup Khusus Admin agar tim dapat berinteraksi satu sama lain, mendapatkan panduan, dan memberikan masukan. Tetapkan seorang mentor atau pendamping dari admin yang ada untuk memberikan bantuan dan menjawab pertanyaan yang dimiliki oleh para admin baru. Adakan kegiatan sosial secara rutin agar para admin dapat bersantai, bersosialisasi, dan mempererat keakraban mereka.

Pastikan tim mengetahui bahwa Anda sangat menghargai mereka dengan menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih secara terbuka atas kontribusi mereka. Untuk memotivasi, tambahkan gelar sebagai penghargaan atas kontribusi yang mereka berikan, seperti Manajer Komunitas, yang dapat dibagikan di profil mereka.

Selalu kenali tanda-tanda jika beban pekerjaan sudah terlalu banyak dan emosi tidak stabil di antara tim admin Anda. Dorong mereka untuk menghubungi anggota tim admin lainnya jika memerlukan dukungan dan mengambil waktu untuk beristirahat dari tugas admin jika dibutuhkan.

Seiring meningkatnya jumlah anggota dan berkembangnya komunitas, Anda perlu membagi dan menyeimbangkan beban kerja di antara tim admin. Anda dapat menjadwalkan rapat admin secara rutin melalui panggilan grup untuk berbagi informasi, mendiskusikan masalah, dan mengevaluasi pelaksanaan tugas. Memahami berbagai kemampuan dan keahlian yang dimiliki tim admin akan membantu Anda dalam menetapkan peran secara tepat dan membuat kesepakatan atas batasan tanggung jawab untuk setiap admin. Misalnya, salah satu admin mungkin sangat ramah dan suka berinteraksi dengan para anggota, serta sering menyapa jika ada anggota baru. Seorang admin lainnya mungkin andal dalam mengelola konflik, serta memiliki kemampuan yang lebih baik dalam menangani situasi sensitif dan mendamaikan hubungan antaranggota.

Diskusikan dan buat kesepakatan terkait jam bertugas untuk setiap anggota tim admin. Selain itu, selalu ingat bahwa anggota komunitas mungkin memerlukan dukungan Anda sepanjang tahun. Ada baiknya didiskusikan pula seberapa cepat Anda perlu menjawab pesan atau pertanyaan anggota.

Saat bekerja sama sebagai tim, akan ada kemungkinan muncul konflik. Jika Anda merasa jengkel atau kesal, ambil waktu sejenak untuk menarik diri. Jika Anda mendapati anggota tim terlihat stres atau tidak tenang, ajak mereka bicara dari hati ke hati dan sarankan mereka untuk beristirahat sejenak dari tugas sebagai admin.

Seperti halnya mengelola konflik dalam komunitas, dengarkan dengan saksama dan bertanyalah agar dapat lebih memahami hal yang menyebabkan orang tersebut merasa jengkel sebelum Anda memutuskan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Jika tugas sebagai admin adalah penyebab mereka stres atau frustrasi, pertimbangkan peran lain yang mungkin lebih sesuai bagi mereka.

Sebelum mengeluarkan seorang admin, bicarakan dan sampaikan dampak yang mungkin ditimbulkan oleh tindakannya pada tim admin dan komunitas. Proses ini memberi kesempatan bagi Anda untuk menyampaikan umpan balik agar orang tersebut dapat melaksanakan tugas dengan lebih baik dan memperbaiki perilaku mereka.

Jika pada akhirnya Anda tidak dapat melanjutkan kerja sama secara efektif, Anda dapat mengeluarkan orang tersebut dari tim admin. Namun, biarkan dia tetap menjadi anggota dalam komunitas. Pertimbangkan untuk membuat pengumuman mengenai perubahan peran tersebut, menyampaikan ucapan terima kasih pada orang tersebut, dan tetap lanjutkan interaksi di komunitas seperti biasa.