203 : Gérer et attribuer les rôles dans les communautés possédant plusieurs admins

Pour former votre équipe d'admins, il est recommandé de chercher parmi vos membres qui s'impliquent le plus ou qui partagent votre passion pour la communauté et ses valeurs. Vous pouvez également publier une annonce pour rechercher des volontaires. Évaluez ces personnes en comparant ce que vous savez d'elles au type de profil que vous recherchez pour cette mission. Vous pouvez par exemple examiner leur activité dans les groupes et l'historique de leurs interactions avec les autres membres.

Lorsque vous choisissez votre équipe d'admins, pensez à ce qu'elle pourrait faire à votre place. Disposer de personnes aux compétences et spécialités variées et complémentaires rendra votre équipe plus efficace. Envisagez aussi d'inclure des admins qui reflètent la diversité de votre communauté. C'est en représentant les horizons variés de vos membres que vous pourrez définir plus facilement une stratégie et gérer les difficultés liées au contenu ou aux membres.

Chaque admin de la communauté peut ajouter d'autres admins, jusqu'à vingt par communauté. Il est conseillé de vous mettre d'accord sur les critères d'ajout avec votre équipe d'admins. Faites également en sorte que chaque admin vous notifie et s'assure d'avoir votre accord (ou celui de l'équipe) avant d'ajouter une nouvelle personne à l'équipe d'admins de la communauté. En recrutant plus d'admins, vous pourrez mieux répartir la charge de travail. Cependant, plus l'équipe s'agrandit, plus les difficultés à la gérer risquent d'augmenter. Assurez-vous que les nouveaux ou nouvelles admins sont des personnes avec qui vous êtes à l'aise pour travailler.

Les admins de la communauté peuvent révoquer les droits des autres admins de leur équipe. Vous pouvez également révoquer vos propres droits, sauf si vous avez créé la communauté. Si un ou une admin de la communauté ne souhaite plus faire partie de l'équipe, informez-en les autres et recherchez une personne qui pourra prendre sa place.

Lorsque vous ajoutez des membres à vos équipes d'admins de la communauté et de groupe, il est important de les soutenir en leur donnant accès à une formation, des outils et des ressources. Vous pouvez aussi les rediriger vers le Centre de formation sur les communautés !

Envisagez de créer un groupe réservé aux admins pour leur permettre de mieux se connaître, de demander conseil et de partager leur avis sur différents sujets. Affectez un ou une admin pour guider ou former les nouvelles recrues. De cette manière, elles auront une personne vers qui se tourner pour obtenir de l'aide et des réponses à leurs questions. Il est conseillé d'organiser régulièrement des activités qui sortent du cadre de la gestion de la communauté pour que les admins se détendent, sympathisent et renforcent leurs liens.

Assurez-vous que les membres de votre équipe savent à quel point vous les appréciez en les félicitant et en les remerciant publiquement pour leurs services. Motivez-les en récompensant leur contribution d'un titre, comme celui de community manager, à mentionner sur leur profil.

Soyez à l'affût des signes de surmenage ou de surcharge émotionnelle parmi les membres de votre équipe. Encouragez-les à contacter d'autres membres de l'équipe pour obtenir de l'aide et à se mettre en retrait si nécessaire.

À mesure que votre communauté grandit et que son nombre de membres augmente, il est important de partager et d'équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe d'admins. Il est recommandé de programmer régulièrement des appels de groupe entre admins pour partager des informations, discuter des problèmes et s'accorder sur les tâches. Comprendre les différentes forces et compétences dont vous disposez au sein de votre équipe d'admins vous aidera à mieux attribuer les rôles et à convenir des responsabilités de chaque admin. Par exemple, une personne particulièrement sociable pourra aimer interagir avec les membres et les accueillir. Une autre peut être douée dans la gestion des conflits. Elle sera plus encline à gérer les situations sensibles et résoudre les différends entre les membres.

Il est aussi important de discuter et de convenir des heures de travail de chaque membre de l'équipe, tout en gardant à l'esprit que les membres de votre communauté peuvent avoir besoin de votre aide tout au long de l'année. Il est également conseillé de discuter des délais de réponse attendus lorsque les membres sollicitent les admins.

Lorsque vous travaillez en équipe, il est possible que des conflits surviennent. Si vous ressentez une frustration ou de l'irritabilité, accordez-vous le temps de prendre du recul. Si vous remarquez qu'un membre de l'équipe est très stressé ou nerveux, discutez avec lui en faisant preuve de compréhension et suggérez-lui de se mettre en retrait.

Comme pour la gestion des conflits au sein de votre communauté, écoutez vos admins attentivement et posez des questions pour mieux comprendre ce qui produit de la frustration avant de décider de la manière dont vous allez gérer le problème. Si les tâches d'une personne lui causent du stress ou de la frustration, envisagez de lui confier un rôle qui pourrait mieux lui convenir.

Avant de supprimer un ou une admin, discutez avec cette personne et expliquez-lui de quelle manière ses actes ont des conséquences négatives sur l'équipe d'admins et la communauté. C'est l'occasion pour vous de faire part de votre ressenti et pour cette personne de se remettre en question et d'améliorer son comportement.

S'il s'avère finalement impossible de travailler avec cette personne efficacement, révoquez ses droits d'admin, mais autorisez-la à rester dans votre communauté, en faisant éventuellement une annonce sur ce changement dans l'équipe. Souhaitez-lui le meilleur pour la suite et allez de l'avant.